Kaip suplanuoti šventinės vakarienės renginį: pagrindinis kontrolinis sąrašas

Vakarėlio Planavimas

Man patinka padėti žmonėms planuoti ir pasiruošti svarbiausiems renginiams ir vakarėliams.

Tinkamai pasiruošus, jūsų lėšų rinkimo renginys gali būti nepaprastai sėkmingas.

Becky Fantham per „Unsplash“; Canva

Kas yra šventinė vakarienė?

Iškilmingos vakarienės renginys paprastai yra pusiau formalus vakarėlis suaugusiems, kuriame vyksta vakarienė, šokiai ir aukcionas arba loterija. Paprastai šventę organizuoja organizacija, dažnai ne pelno siekianti, siekdama pamaitinti ir linksminti savo donorus ir rinkėjus bei surinkti pinigų savo organizacijai socialinėje aplinkoje.

Tobulame pasaulyje suplanuoti lėšų rinkimo akciją ar iškilmingą vakarienę būtų paprasta. Dosnūs rėmėjai mokėtų už visą jūsų maistą, pramogas ir apgyvendinimą, o jūsų svečiai nekantriai siūlytų aukcione parduodamus daiktus ir paaukotų jūsų reikalui. Deja, planuojant iškilmingą renginį realiame pasaulyje, reikia nemažai pasiruošti. Norėdami suplanuoti tobulą šventinę vakarienę, turėsite ieškoti rėmėjų ir savanorių, sukurti temą ir kvietimus bei užsisakyti maistą ir pramogas. Veiksmingas šių veiksmų atlikimas gali padaryti stebuklus. Šiame straipsnyje aprašomi keli svarbūs žingsniai ir būtinybės, kurios yra labai svarbios norint tinkamai planuoti šventę.

12 žingsnių šventinio planavimo kontrolinis sąrašas

1. Nubrėžkite savo tikslą
2. Analizuoti išlaidas
3. Nustatyti bilieto kainą
4. Pasirinkite savo lėšų rinkimo būdus
5. Įsigykite rėmimą
6. Pasirinkite vietą
7. Nuspręskite, kokia bus jūsų tema
8. Gaminkite maisto ir gėrimų ruošinius
9. Sukurkite savo kvietimus
10. Suplanuokite veiklą ir užsisakykite pramogas
11. Papuoškite savo vietą
12. Ieškokite savanorių

1. Nubrėžkite savo tikslą

Žinojimas, ko siekiate renginiu, padės jums ir jūsų komandai atitinkamai planuoti. Lėšų rinkimo iškilmės planavimo išlaidos gali būti labai didelės, todėl bus svarbu surinkti paramą savo reikalui ir paskatinti bendruomenės susidomėjimą.

Pirmasis planavimo proceso žingsnis turėtų būti jūsų organizacijos tikslo nustatymas, kas/kas gaus naudos iš lėšų rinkimo ir apibūdinti, ką svečiai gali tikėtis paremti aukciono pasiūlymais ir aukomis.

Prieš užsisakydami vietą ir pramogas, norėsite apibūdinti savo renginio tikslą ir sudaryti biudžetą.

Kelly Sikkema per Unsplash

2. Išanalizuokite išlaidas

Prieš pradedant planavimo procesą, jūsų organizacija turi nustatyti turimų pradinių pinigų sumą. Šventės planavimo grafikas skirsis priklausomai nuo renginio, tačiau į įprastus mokesčius įeina maistas, gėrimai, vietos nuoma, reklama, A/V įranga, aukcione parduodami daiktai ir kitos išlaidos.

Stebėti, kiek pinigų išleidžiate ir kiek jums reikės pelno, yra pagrindinis komponentas kuriant tikslų biudžetą. Galų gale, šventės tikslas yra surinkti pinigus, o ne juos išleisti! Be to, jūs, žinoma, turėsite išleisti didelę sumą iš anksto, kad planuotumėte ir surengtumėte lėšų rinkimo renginį. Jei viskas klostysis gerai, padengsite savo išlaidas ir turėsite daug naujų lėšų jūsų reikalui.

3. Nustatyti bilieto kainą

Kai nustatysite norimų dalyvauti svečių skaičių, nustatykite kiekvieno bilieto kainą. Nustatant įėjimo kainą reikėtų atsižvelgti į renginio vietą, meniu ir kainą. Be įprastų bilietų, būtinai pasiūlykite ribotą VIP bilietų skaičių už didesnę kainą, kad VIP dalyviams pasiūlytumėte specialių privilegijų renginio metu. Bilietų pardavimas yra puikus būdas užsidirbti papildomų pinigų savo tikslui.

4. Pasirinkite lėšų rinkimo metodus

Iškilmingo renginio planavimas visų pirma susijęs su pinigų rinkimu, todėl apsvarstykite įvairius lėšų rinkimo būdus. Jūsų organizacijos rėmėjai mielai paaukos pinigų, tačiau pravartu įgyvendinti ir kitas veiklas, kuriose svečiai galėtų dalyvauti. Kai kurie papildomų lėšų surinkimo būdai yra loterijos ar tylus aukcionas, gaiviųjų gėrimų pardavimas, reklamos galimybių pardavimas, pardavimų padalijimas. su remiančiomis įmonėmis. Būtinai pagalvokite apie kuo daugiau idėjų, kaip surinkti pinigų organizacijai arba paskatinti jūsų šventinę vakarienę.

5. Įsigykite rėmimą

Jei jūsų organizacija neturi didžiulės pradinių pinigų sumos, jūsų renginiui greičiausiai reikės rėmėjų paramos. Tam tikroms įmonėms siūlydami reklamą ir kitas privilegijas, galbūt galėsite įsigyti reikalingų prekių už prieinamą kainą.

Norėdami susisiekti su rėmėjais, turėsite naudoti visas esamo tinklo dalis, užmegzti ilgalaikius verslo santykius ir užmegzti simbiozę su dalyvaujančiomis organizacijomis. Vietiniai restoranai gali suteikti jums pigią arba nemokamą vietą renginiui surengti ir svečiams parūpinti maistą bei gėrimus. Pramogos taip pat gali būti remiamos vietinių pramogų atlikėjų, koncertuojančių su nuolaida, ar didesnių renginių, už kuriuos apmoka jūsų rėmėjai, forma. Jei planuojate planuoti veiklą, pvz., Loteriją ar aukcioną, rėmėjai taip pat gali paaukoti prizų jūsų renginiui.

Vieta, kurią pasirinksite, turėtų priklausyti nuo jūsų kviečiamų svečių skaičiaus, temos ir planuojamų pramogų rūšių.

6. Pasirinkite vietą

Jūsų vieta vaidins svarbų vaidmenį jūsų planavimo procese, todėl svarbu nuodugniai išnagrinėti galimybes ir pasirinkti gerą vietą, kurioje galėsite patogiai sutalpinti didžiausią lankytojų skaičių, įskaitant pramogų ir maitinimo paslaugų teikėjus.

Aplinka turi būti stilinga ir leisti žmonėms laisvai bendrauti. Jei jūsų vieta dovanojama, gali prireikti šiek tiek planuoti, kad atitiktų jūsų poreikius, todėl prieš dekoruodami atidžiai apsvarstykite visus pakeitimus, kurių gali prireikti. Jūsų dekoracijos turi atitikti svečių dėvėjimą ir jūsų temą.

7. Nuspręskite, kokia bus jūsų tema

Kūrybiška jūsų iškilmingo renginio tema suteikia svečiams nepakartojamą atmosferą. Nesvarbu, ar tai būtų Brodvėjus, viduramžiai, kaukė, Kalėdos, jūrinis ar kažkas kita, tema gali padėti pasirinkti meniu, dekoracijas, planuojamą veiklą ir aprangos kodą.

Planuodami teminį renginį, svarbu įsitikinti, kad jūsų dekoracijos, centriniai elementai ir pramogos tinkamai tinka. Tam tikrais atvejais gali prireikti kreiptis į organizaciją, kuri yra susipažinusi su teminiais renginiais, siekiant užtikrinti tinkamą pristatymą.

Įsitikinkite, kad svečiams siūlomi įvairūs patiekalai, nes kai kurie lankytojai gali būti veganai, vegetarai, netoleruoja glitimo ar laktozės ir pan.

8. Gaminkite maisto ir gėrimų ruošinius

Apsipirkite ir susisiekite su įvairiomis maitinimo tarnybomis, restoranais ir kitomis įstaigomis, kad sužinotumėte, ar jie gali priimti jūsų svečius. Apsvarstykite, ar norite turėti grynųjų pinigų barą, ar atvirą barą, ir paruoškite meniu, kuriame yra vegetariškų ir be glitimo.

Jūsų meniu turėtų būti įvairus, o tai, ką patieksite per šventinę vakarienę, priklausys nuo renginio pobūdžio, pasirinktos temos ir organizacijos biudžeto. Taip pat galite apsvarstyti galimybę suasmeninti savo gėrimus, kad padarytumėte ypatingą įspūdį savo lankytojams.

9. Sukurkite savo kvietimus

Jūsų kvietimas bus pirmas dalykas, kurį pamatys potencialūs svečiai, todėl sukurti įsimintiną yra svarbus žingsnis planuojant renginį. Norint sukurti gerą kvietimą, reikia tikslios informacijos ir dėmesį patraukiančio pristatymo.

Įtraukite tokią informaciją kaip data, laikas, vieta ir formalumas, taip pat svarbią informaciją, pvz., kam bus naudingas renginys, pasirinkta tema ir planuojama veikla. The iškilmingų kvietimų rašymo menas leidžia būti kūrybingam, tačiau taip pat svarbu, kad jūsų tonas atspindėtų įvykio formalumą.

10. Suplanuokite veiklą ir užsisakykite pramogas

Sėkmingos iškilmingos vakarienės planavimas susijęs su atitinkamų pramogų ir veiklos, skirtos pinigų surinkimui, užsakymu. Susisiekite su vietinėmis vietomis ir teirautis apie galimus gyvus pasirodymus, taip pat apie daiktus, kuriuos galima paaukoti loterijai ar tyliajam aukcionui. Būtinai suraskite pramogų formas, kurios derėtų prie jūsų temos ir kurios svečiams bus patrauklios ir tinkamos.

11. Papuoškite savo vietą

Vienas iš paskutinių žingsnių, kurių imsitės ruošdamiesi šventinei vakarienei, yra vietos dekoravimas. Pasirinkite ryškias papildomas spalvas ir papuoškite, kad atitiktų pasirinktą temą. Naudokite unikalius centrinius elementus, meno kūrinius ir rekvizitus, kad sukurtumėte vizualiai stulbinančią aplinką savo svečiams ir suteiktumėte renginiui šventinę atmosferą.

Kadangi svarbu sukurti unikalią atmosferą, gali tekti susitarti dėl pagalbos dekoruojant. Yra daugybė įmonių, kurios padeda renginių planuotojams papuošti visų formų ir dydžių vietas pagal temą ir spalvų schemą. Daugelyje jų yra šablonų ir medžiagų, skirtų įvairioms įprastoms renginių temoms.

12. Ieškokite savanorių

Kai viskas bus suplanuota, turėsite rasti žmonių, kurie padėtų organizuoti ir palaikyti renginį. Naudodamiesi savo tinklu ir ištekliais organizacijoje ir už jos ribų, suraskite savanorių, kurie padėtų pasveikinti svečius, pasodinti žmones, patiekti maistą ir padėti užtikrinti, kad vakaras praeitų sklandžiai.

Sėkmės!

Sėkminga iškilminga vakarienė yra vienas geriausių būdų gauti paramą savo organizacijai, tačiau jai taip pat reikia daug planuoti ir pasiruošti. Įsitikinus, kad viskas bus tvarkoje prieš atvykstant vienam svečiui, vakaras praeis sklandžiai ir pristatys jūsų organizaciją profesionaliai. Lėšų rinkimas yra būtinas bet kurio verslo ar ne pelno organizacijos augimui, o efektyvus kiekvieno žingsnio valdymas yra raktas į įsimintiną vakarą.

Šis turinys yra tikslus ir teisingas, kiek autoriaus žiniomis, ir nėra skirtas pakeisti formalius ir individualius kvalifikuoto specialisto patarimus.